Сянка IT е феноменът на служители, които използват ИТ системи, устройства, софтуер, приложения и услуги в рамките на една организация без изрично одобрение от ИТ отдела. Служителите обикновено избират този път, когато наличните ИТ решения, предоставени от тяхната организация, не отговарят на техните нужди, са твърде тромави или се възприемат като неефективни. В резултат на това те сами търсят алтернативни решения.
Сенчестите ИТ представляват риск за сигурността на бизнеса, поради което екипите по ИТ и сигурност изразходват значителни ресурси и усилия, като удвояват и се опитват да премахнат изцяло използването на сенчести ИТ.
Какви са предизвикателствата пред Shadow IT?
Shadow IT се възприема като риск с висок приоритет за организациите. Ето защо:
- Рискове за сигурността - Сянка IT може да въведе значителни уязвимости в сигурността, тъй като приложенията и устройствата не са били проверени и защитени от ИТ. Shadow IT рисковете включват въвеждането в мрежата на неоторизирани приложения и устройства, които може да не се придържат към организационните политики за сигурност. Това потенциално може да доведе до пробиви на данни или други инциденти със сигурността. Този риск се повишава, когато служителите използват лични устройства за работни цели (BYOD), тъй като тези устройства често нямат стабилни мерки за сигурност.
- Нарушения на съответствието – В регулираните индустрии ИТ в сянка може да доведе до неспазване на правните и регулаторни стандарти. Това може да представлява значителен финансов, бизнес и правен риск за организацията.
- Предизвикателства за управление на данни и сигурност – Със скритите ИТ данните може да се съхраняват на неоторизирани или незащитени места, което води до проблеми с целостта на данните, загуба на данни и трудности при извличането на данни за бизнес цели.
- Липса на ИТ управление – Използването на shadow IT означава, че приложенията и системите не се управляват централно от IT. Това води до загуба на управление и видимост, което може да повлияе на производителността и оперативната ефективност.
- Загубени ресурси – Shadow IT може да доведе до дублиране на разходите за технологии и неефективно използване на ресурсите. Служителите могат да закупят услуги, които вече са достъпни чрез ИТ отдела, или компанията може да плати за недостатъчно използвани ресурси.
Преодоляване на Shadow IT във вашата организация: Най-добри практики
Контролът на ИТ в сянка е от съществено значение за поддържане на сигурността и съответствието. Ето как да се справите с ИТ в сянка, като същевременно гарантирате, че служителите разполагат с необходимите инструменти за иновации и успех:
1. Разберете нуждите на служителите
Shadow IT често произтича от това, че служителите не разполагат с необходимите инструменти, за да изпълняват работата си ефективно. Провеждайте проучвания или интервюта, за да разберете техните изисквания и разочарования от текущата ИТ настройка. Идентифицирайте всички пропуски и работете за отстраняването им, за да гарантирате удовлетвореността на служителите. Провеждайте тези проверки периодично и с нови служители и отдели, за да насърчите култура на отворена комуникация. Това може да доведе до ранно идентифициране на потенциални сенчести ИТ рискове и да помогне за пресичането им в зародиш.
2. Подобрете процесите на ИТ одобрение
Рационализирайте процеса за заявяване и одобряване на нов софтуер. Тромав, бавен процес насърчава служителите да търсят алтернативи извън официалните канали. Уверете се, че стъпките за заявяване и одобрение/отхвърляне са прозрачни и добре известни. Също така се препоръчва да настроите платформа или дъска в инструмент за управление на задачи, за да направите заявките достъпни.
3. Предложете набор от одобрени опции за SaaS
Осигурете разнообразие от санкционирани SaaS решения които отговарят на различни нужди. Различните отдели имат различни предпочитания, процеси и нужди. Привидно подобно приложение не винаги ще предоставя една и съща функционалност на различни отдели. Разнообразието и гъвкавостта ще намалят изкушението за служителите да търсят неодобрени опции.
4. Редовно преглеждайте и актуализирайте ИТ предложенията
Пазарът на SaaS се развива бързо. Редовно преглеждайте и актуализирайте SaaS предложенията на вашата организация, за да сте сигурни, че остават конкурентоспособни и отговарят на нуждите на потребителите. Можете да се свържете със служители и отдели, за да видите за кои инструменти са чували и биха искали да експериментират, както и с ИТ колеги от други организации.
5. Обучете служителите относно рисковете и политиките
Провеждайте обучителни сесии, за да образовате служителите относно рисковете от Shadow IT, включително уязвимости в сигурността и проблеми със съответствието. Уверете се, че разбират ИТ политиките на организацията и причините зад тях. Чрез обяснение на перспективата и методологията на ИТ, служителите ще инвестират повече в организационната сигурност, вместо да я разглеждат като досадно пречка.
6. Прилагане на стабилни мерки за сигурност
Използвайте защитни стени, инструменти за наблюдение на мрежата, бели списъци на приложения и разширения за сигурност на браузъра, за да откриете и предотвратите неоторизирано използване на SaaS и сенчести ИТ рискове. Разширенията за сигурност на браузъра могат да картографират всички достъпни приложения и самоличности, като анализират сесиите за сърфиране на живо. Това помага за идентифициране и засенчване на IT SaaS приложения. Разширението може също така да предупреждава за критични промени и да прилага политики, блокирайки достъпа до приложения, маркирани като рискови.
7. Провеждайте редовни одити на сигурността
Редовно проверявайте вашата ИТ среда, за да идентифицирате неоторизирани SaaS приложения. Това може да стане чрез инструменти за наблюдение на мрежата, чрез преглед на регистрационните файлове на мрежовия трафик или чрез разширение на корпоративния браузър. Прегледайте анализа на защитените разширения на браузъра на всички достъпни приложения и се уверете, че правилните правила и фактори за удостоверяване са налице, за да контролирате достъпа.
8. Прилагайте политиките последователно
След като политиките са въведени, прилагайте ги последователно в цялата организация. Служителите трябва да знаят, че има последствия за заобикаляне на официални ИТ канали.
Преодоляване на Shadow IT с LayerX
LayerX предоставя Enterprise Browser Extension, който е инсталиран на всички браузъри на работната сила. Разширението картографира всички достъпни приложения и самоличности чрез анализиране на сесиите за сърфиране на живо. Това разкрива дейността, която потребителите извършват в рамките на приложението, включително дейности, свързани с данни, като поставяне, качване и споделяне, както и типове данни и формат. В резултат на това разширението за защитен браузър осигурява детайлно наблюдение и прилагане, когато бъде открит жизнеспособен риск за самоличността на потребителя или за корпоративните данни. С разширението на LayerX ИТ екипите и екипите по сигурността си възвръщат контрола върху използването на SaaS от работната си сила. Големият брой SaaS приложения, които са налични в Интернет, ги прави извън контрола на организацията.
Защитата включва:
- Анализ на сесиите на браузъра с информация в реално време за SaaS приложенията, до които работната сила има достъп.
- Действа като допълнителен фактор за удостоверяване, за да се предотврати използването на компрометирани идентификационни данни за SaaS приложение.
- Задействане на предупреждение при достъп до нови приложения.
- Блокиране на достъпа до приложения, маркирани като рискови или обуславящи достъпа.
- Блокиране или поставяне на условия за качване на данни от устройството на потребителя към рисковото приложение.
