Stín IT je fenomén, kdy zaměstnanci používají IT systémy, zařízení, software, aplikace a služby v rámci organizace bez výslovného souhlasu IT oddělení. Zaměstnanci obvykle volí tuto cestu, když dostupná IT řešení poskytovaná jejich organizací nevyhovují jejich potřebám, jsou příliš těžkopádná nebo jsou vnímána jako neefektivní. Výsledkem je, že sami hledají alternativní řešení.
Stínové IT představuje pro podnik bezpečnostní riziko, a proto IT a bezpečnostní týmy vynakládají značné prostředky a úsilí na zdvojnásobení a pokusy zcela eliminovat používání stínového IT.
Jaké jsou výzvy Shadow IT?
Stínové IT je pro organizace vnímáno jako vysoce prioritní riziko. Zde je důvod:
- Bezpečnostní rizika - Stín IT může představovat významné bezpečnostní chyby, protože aplikace a zařízení nebyly prověřeny a zabezpečeny IT. Stínová rizika IT zahrnují zavádění neautorizovaných aplikací a zařízení, které nemusí dodržovat zásady zabezpečení organizace, do sítě. To může potenciálně vést k narušení dat nebo jiným bezpečnostním incidentům. Toto riziko se zvyšuje, když zaměstnanci používají osobní zařízení pro pracovní účely (BYOD), protože tato zařízení často postrádají robustní bezpečnostní opatření.
- Porušení souladu – V regulovaných odvětvích může stínové IT vést k nedodržování právních a regulačních norem. To může pro organizaci představovat značné finanční, obchodní a právní riziko.
- Výzvy pro správu dat a zabezpečení – Pomocí stínového IT mohou být data uložena na neoprávněných nebo nezabezpečených místech, což může vést k problémům s integritou dat, ztrátou dat a obtížným získáváním dat pro obchodní účely.
- Nedostatek IT Governance – Použití stínového IT znamená, že aplikace a systémy nejsou centrálně spravovány IT. To vede ke ztrátě správy a viditelnosti, což může mít dopad na produktivitu a provozní efektivitu.
- Plýtvání zdroji – Stínové IT může vést k duplicitním výdajům na technologie a neefektivnímu využívání zdrojů. Zaměstnanci si mohou zakoupit služby, které jsou již dostupné prostřednictvím oddělení IT, nebo může společnost platit za nevyužité zdroje.
Překonání stínového IT ve vaší organizaci: Nejlepší postupy
Kontrola stínového IT je nezbytná pro zachování zabezpečení a dodržování předpisů. Zde je návod, jak se vypořádat se stínovým IT a zároveň zajistit, aby zaměstnanci měli nástroje, které potřebují k inovaci a úspěchu:
1. Pochopte potřeby zaměstnanců
Stínové IT často pramení z toho, že zaměstnanci nemají nástroje, které potřebují k efektivnímu výkonu své práce. Provádějte průzkumy nebo rozhovory, abyste porozuměli jejich požadavkům a frustracím ze současného nastavení IT. Identifikujte všechny mezery a pracujte na jejich odstranění, abyste zajistili spokojenost zaměstnanců. Tyto kontroly provádějte pravidelně a s novými zaměstnanci a odděleními, abyste podpořili kulturu otevřené komunikace. To může vést k včasné identifikaci potenciálních stínových rizik IT a pomoci je potlačit v zárodku.
2. Zlepšit procesy schvalování IT
Zjednodušte proces žádosti o nový software a jeho schvalování. Těžkopádný a pomalý proces povzbuzuje zaměstnance, aby hledali alternativy mimo oficiální kanály. Zajistěte, aby kroky pro vyžádání a schválení/zamítnutí byly transparentní a dobře známé. Doporučuje se také nastavit platformu nebo nástěnku v nástroji pro správu úloh, aby byly požadavky přístupné.
3. Nabídněte řadu schválených možností SaaS
Poskytovat různé sankcionované Řešení SaaS které uspokojují různé potřeby. Různá oddělení mají různé preference, procesy a potřeby. Zdánlivě podobná aplikace nebude vždy poskytovat stejnou funkcionalitu různým oddělením. Rozmanitost a flexibilita sníží pokušení zaměstnanců hledat neschválené možnosti.
4. Pravidelně kontrolujte a aktualizujte nabídky IT
Trh SaaS se rychle vyvíjí. Pravidelně kontrolujte a aktualizujte nabídky SaaS vaší organizace, abyste zajistili, že zůstanou konkurenceschopné a splňují potřeby uživatelů. Můžete se spojit se zaměstnanci a odděleními, abyste viděli, o kterých nástrojích už slyšeli a rádi by s nimi experimentovali, a také s kolegy z IT z jiných organizací.
5. Vzdělávejte zaměstnance o rizicích a zásadách
Pořádejte školení, abyste zaměstnance poučili o rizicích stínového IT, včetně zranitelností zabezpečení a problémů s dodržováním předpisů. Ujistěte se, že rozumějí zásadám IT organizace a jejich důvodům. Vysvětlením perspektivy a metodologie IT budou zaměstnanci více investovat do organizačního zabezpečení, než aby to považovali za nepříjemné úzké hrdlo.
6. Implementujte robustní bezpečnostní opatření
Použijte brány firewall, nástroje pro monitorování sítě, seznam povolených aplikací a rozšíření zabezpečení prohlížeče k detekci a prevenci neoprávněného používání SaaS a stínových IT rizik. Rozšíření zabezpečení prohlížeče mohou mapovat všechny přístupné aplikace a identity pomocí analýzy relací živého prohlížení. To pomáhá identifikovat a stínovat IT SaaS aplikace. Rozšíření může také upozorňovat na kritické změny a prosazovat zásady, čímž blokuje přístup k aplikacím označeným jako rizikové.
7. Provádějte pravidelné bezpečnostní audity
Pravidelně kontrolujte své IT prostředí a identifikujte neautorizované aplikace SaaS. To lze provést pomocí nástrojů pro monitorování sítě, kontrolou protokolů síťového provozu nebo pomocí rozšíření podnikového prohlížeče. Prohlédněte si analýzu zabezpečeného rozšíření prohlížeče u všech aplikací, ke kterým se přistupuje, a zajistěte, aby byly pro řízení přístupu použity správné zásady a faktory ověřování.
8. Důsledně prosazujte zásady
Jakmile jsou zásady zavedeny, prosazujte je důsledně v celé organizaci. Zaměstnanci by měli vědět, že obcházení oficiálních IT kanálů má důsledky.
Překonání Shadow IT s LayerX
LayerX poskytuje rozšíření Enterprise Browser Extension, které je nainstalováno ve všech prohlížečích zaměstnanců. Rozšíření mapuje všechny přístupné aplikace a identity pomocí analýzy relací živého prohlížení. Zde jsou uvedeny aktivity, které uživatelé v rámci aplikace provádějí, včetně aktivit souvisejících s daty, jako je vkládání, nahrávání a sdílení, a také datové typy a formáty. V důsledku toho poskytuje rozšíření zabezpečeného prohlížeče podrobné monitorování a vynucování, když je zjištěno reálné riziko pro identitu uživatele nebo pro podniková data. Díky rozšíření LayerX získají IT a bezpečnostní týmy zpět kontrolu nad používáním SaaS jejich zaměstnanci. Naprostý počet aplikací SaaS, které jsou k dispozici na internetu, je činí mimo kontrolu organizace.
Ochrana zahrnuje:
- Analýza relací prohlížeče se statistikami v reálném čase o aplikacích SaaS, ke kterým pracovníci přistupují.
- Funguje jako další ověřovací faktor, který zabraňuje použití kompromitovaných přihlašovacích údajů pro aplikaci SaaS.
- Spouštění upozornění při přístupu k novým aplikacím.
- Blokování přístupu k aplikacím označeným jako rizikové nebo podmíněný přístup.
- Blokování nebo úprava nahrávání dat ze zařízení uživatele do rizikové aplikace.
