Senca IT je pojav zaposlenih, ki uporabljajo IT sisteme, naprave, programsko opremo, aplikacije in storitve znotraj organizacije brez izrecne odobritve IT oddelka. Zaposleni se običajno odločijo za to pot, ko razpoložljive informacijske rešitve, ki jih ponuja njihova organizacija, ne zadovoljujejo njihovih potreb, so prezapletene ali se jim zdijo neučinkovite. Posledično sami iščejo alternativne rešitve.
Senčni IT predstavlja varnostno tveganje za podjetje, zato ekipe za IT in varnost porabijo znatna sredstva in trud, da podvojijo in poskušajo popolnoma odpraviti uporabo senčnega IT.
Kakšni so izzivi IT v senci?
Senčni IT se za organizacije razume kot visoko prednostno tveganje. Evo zakaj:
- Varnostna tveganja - Senca IT lahko povzroči pomembne varnostne ranljivosti, saj IT aplikacij in naprav ni preveril in zavaroval. Tveganja IT v senci vključujejo vnos nepooblaščenih aplikacij in naprav, ki morda niso v skladu z varnostnimi politikami organizacije, v omrežje. To lahko vodi do kršitev podatkov ali drugih varnostnih incidentov. To tveganje se poveča, ko zaposleni uporabljajo osebne naprave za službene namene (BYOD), saj te naprave pogosto nimajo močnih varnostnih ukrepov.
- Kršitve skladnosti – V reguliranih panogah lahko IT v senci povzroči neskladnost s pravnimi in regulativnimi standardi. To lahko predstavlja veliko finančno, poslovno in pravno tveganje za organizacijo.
- Upravljanje podatkov in varnostni izzivi – Pri IT v senci so lahko podatki shranjeni na nepooblaščenih ali nezavarovanih lokacijah, kar vodi do težav v celovitosti podatkov, izgube podatkov in težav pri pridobivanju podatkov za poslovne namene.
- Pomanjkanje upravljanja IT – Uporaba IT v senci pomeni, da aplikacij in sistemov IT ne upravlja centralno. To vodi do izgube upravljanja in prepoznavnosti, kar lahko vpliva na produktivnost in operativno učinkovitost.
- Zapravljeni viri – Senčna IT lahko povzroči podvajanje tehnološke porabe in neučinkovito uporabo virov. Zaposleni lahko kupijo storitve, ki so že na voljo prek oddelka IT, ali pa podjetje plača premalo izkoriščene vire.
Premagovanje IT v senci v vaši organizaciji: najboljše prakse
Nadzor IT v senci je bistvenega pomena za ohranjanje varnosti in skladnosti. Tukaj je opisano, kako ravnati s IT v senci, hkrati pa zagotoviti, da imajo zaposleni orodja, ki jih potrebujejo za inovacije in uspeh:
1. Razumevanje potreb zaposlenih
Senčni IT pogosto izhaja iz tega, da zaposleni nimajo orodij, ki jih potrebujejo za učinkovito opravljanje svojega dela. Izvedite ankete ali intervjuje, da boste razumeli njihove zahteve in frustracije s trenutno nastavitvijo IT. Ugotovite morebitne vrzeli in si prizadevajte za njihovo odpravo, da zagotovite zadovoljstvo zaposlenih. Izvajajte ta preverjanja občasno in z novimi zaposlenimi ter oddelki, da spodbujate kulturo odprte komunikacije. To lahko privede do zgodnjega odkrivanja potencialnih IT tveganj v senci in jih pomaga zatreti v kali.
2. Izboljšajte procese odobritve IT
Poenostavite postopek zahtevanja in odobritve nove programske opreme. Okoren, počasen proces spodbuja zaposlene, da iščejo alternative zunaj uradnih poti. Zagotovite, da so koraki za zahtevo in odobritev/zavrnitev pregledni in dobro znani. Priporočljivo je tudi, da nastavite platformo ali tablo v orodju za upravljanje opravil, da bodo zahteve dostopne.
3. Ponudite vrsto odobrenih možnosti SaaS
Zagotovite različne sankcionirane Rešitve SaaS ki zadovoljujejo različne potrebe. Različni oddelki imajo različne preference, procese in potrebe. Na videz podobna aplikacija ne bo vedno nudila enake funkcionalnosti različnim oddelkom. Raznolikost in prilagodljivost bosta zmanjšali skušnjavo zaposlenih, da bi iskali neodobrene možnosti.
4. Redno pregledujte in posodabljajte IT ponudbe
Trg SaaS se hitro razvija. Redno pregledujte in posodabljajte ponudbe SaaS vaše organizacije, da zagotovite, da ostanejo konkurenčne in izpolnjujejo potrebe uporabnikov. Lahko se prijavite pri zaposlenih in oddelkih, da vidite, za katera orodja so že slišali in bi jih želeli preizkusiti, ter tudi pri IT-kolegih iz drugih organizacij.
5. Zaposlene poučite o tveganjih in politikah
Izvedite usposabljanja za izobraževanje zaposlenih o tveganjih Shadow IT, vključno z varnostnimi ranljivostmi in težavami s skladnostjo. Prepričajte se, da razumejo politike IT organizacije in razloge zanje. Z razlago perspektive in metodologije IT bodo zaposleni bolj vlagali v organizacijsko varnost, namesto da bi nanjo gledali kot na nadležno ozko grlo.
6. Izvajajte robustne varnostne ukrepe
Uporabite požarne zidove, orodja za nadzor omrežja, sezname dovoljenih aplikacij in varnostne razširitve brskalnika, da odkrijete in preprečite nepooblaščeno uporabo SaaS in tveganja IT v senci. Varnostne razširitve brskalnika lahko preslikajo vse dostopne aplikacije in identitete z analizo sej brskanja v živo. To pomaga prepoznati in zasenčiti aplikacije IT SaaS. Razširitev lahko tudi opozori na kritične spremembe in uveljavi pravilnike ter blokira dostop do aplikacij, označenih kot tvegane.
7. Izvajajte redne varnostne revizije
Redno preverjajte svoje IT okolje, da prepoznate nepooblaščene aplikacije SaaS. To lahko storite z orodji za nadzor omrežja, s pregledovanjem dnevnikov omrežnega prometa ali prek razširitve brskalnika podjetja. Preglejte analizo razširitve varnega brskalnika za vse aplikacije, do katerih dostopate, in zagotovite, da so vzpostavljeni pravi pravilniki in dejavniki preverjanja pristnosti za nadzor dostopa.
8. Dosledno uveljavljajte politike
Ko so politike vzpostavljene, jih dosledno uveljavite v celotni organizaciji. Zaposleni bi morali vedeti, da obstajajo posledice za obhod uradnih kanalov IT.
Premagovanje Shadow IT z LayerX
LayerX ponuja razširitev brskalnika Enterprise Browser Extension, ki je nameščena v vseh brskalnikih zaposlenih. Razširitev preslika vse dostopne aplikacije in identitete z analizo sej brskanja v živo. To razkrije dejavnosti, ki jih uporabniki izvajajo v aplikaciji, vključno z dejavnostmi, povezanimi s podatki, kot so lepljenje, nalaganje in skupna raba, ter vrste in obliko podatkov. Posledično varna razširitev brskalnika zagotavlja natančno spremljanje in uveljavljanje, ko je zaznano resno tveganje za identiteto uporabnika ali podatke podjetja. Z razširitvijo LayerX IT in varnostne ekipe ponovno pridobijo nadzor nad uporabo SaaS za svojo delovno silo. Zaradi velikega števila aplikacij SaaS, ki so na voljo na internetu, organizacija nima nadzora nad njimi.
Zaščita vključuje:
- Analiza sej brskalnika s sprotnimi vpogledi v aplikacije SaaS, do katerih dostopa delovna sila.
- Deluje kot dodaten dejavnik preverjanja pristnosti za preprečevanje uporabe ogroženih poverilnic za aplikacijo SaaS.
- Sprožitev opozorila ob dostopu do novih aplikacij.
- Blokiranje dostopa do aplikacij, ki so označene kot tvegane ali pogojujejo dostop.
- Blokiranje ali pogojevanje nalaganja podatkov iz uporabnikove naprave v tvegano aplikacijo.
