Shadow IT è il fenomeno dei dipendenti che utilizzano sistemi, dispositivi, software, applicazioni e servizi IT all'interno di un'organizzazione senza l'approvazione esplicita del reparto IT. I dipendenti solitamente scelgono questo percorso quando le soluzioni IT disponibili fornite dalla loro organizzazione non soddisfano le loro esigenze, sono troppo ingombranti o sono percepite come inefficienti. Di conseguenza, cercano soluzioni alternative per conto proprio.
Lo shadow IT rappresenta un rischio per la sicurezza dell'azienda, motivo per cui i team IT e di sicurezza investono risorse e sforzi significativi raddoppiando e tentando di eliminare del tutto l'uso dello shadow IT.
Quali sono le sfide dello Shadow IT?
Lo Shadow IT è percepito come un rischio ad alta priorità per le organizzazioni. Ecco perché:
- Rischi per la sicurezza - Shadow IT possono introdurre significative vulnerabilità della sicurezza poiché le applicazioni e i dispositivi non sono stati controllati e protetti dall'IT. I rischi dello shadow IT includono l'introduzione nella rete di applicazioni e dispositivi non autorizzati che potrebbero non aderire alle policy di sicurezza dell'organizzazione. Ciò può potenzialmente portare a violazioni dei dati o altri incidenti di sicurezza. Questo rischio aumenta quando i dipendenti utilizzano dispositivi personali per scopi lavorativi (BYOD), poiché questi dispositivi spesso non dispongono di solide misure di sicurezza.
- Violazioni della conformità – Nei settori regolamentati, lo shadow IT può portare alla non conformità con gli standard legali e normativi. Ciò può comportare rischi finanziari, aziendali e legali significativi per l’organizzazione.
- Gestione dei dati e sfide per la sicurezza – Con lo shadow IT, i dati potrebbero essere archiviati in posizioni non autorizzate o non protette, causando problemi di integrità dei dati, perdita di dati e difficoltà nel recupero dei dati per scopi aziendali.
- Mancanza di governance IT – L’uso dello shadow IT significa che le applicazioni e i sistemi non sono gestiti centralmente dall’IT. Ciò porta alla perdita di governance e visibilità, che può incidere sulla produttività e sull’efficienza operativa.
- Risorse sprecate – Lo Shadow IT può portare a una duplicazione della spesa tecnologica e a un utilizzo inefficiente delle risorse. I dipendenti potrebbero acquistare servizi già disponibili tramite il reparto IT oppure l'azienda potrebbe pagare per risorse sottoutilizzate.
Superare lo Shadow IT nella tua organizzazione: best practice
Il controllo dello shadow IT è essenziale per mantenere la sicurezza e la conformità. Ecco come gestire lo shadow IT garantendo al contempo ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per innovare e avere successo:
1. Comprendere le esigenze dei dipendenti
Lo shadow IT spesso deriva dal fatto che i dipendenti non dispongono degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Condurre sondaggi o interviste per comprendere le loro esigenze e frustrazioni con l'attuale configurazione IT. Identificare eventuali lacune e adoperarsi per colmarle per garantire la soddisfazione dei dipendenti. Condurre questi check-in periodicamente e con nuovi dipendenti e dipartimenti per promuovere una cultura di comunicazione aperta. Ciò può portare all’identificazione precoce di potenziali rischi dello shadow IT e contribuire a stroncarli sul nascere.
2. Migliorare i processi di approvazione IT
Semplificare il processo di richiesta e approvazione di nuovo software. Un processo lento e macchinoso incoraggia i dipendenti a cercare alternative al di fuori dei canali ufficiali. Garantire che i passaggi per la richiesta e l'approvazione/rifiuto siano trasparenti e ben noti. Si consiglia inoltre di impostare una piattaforma o una bacheca in uno strumento di gestione delle attività per rendere accessibili le richieste.
3. Offri una gamma di opzioni SaaS approvate
Fornire una varietà di sanzioni Soluzioni SaaS che soddisfano esigenze diverse. Diversi reparti hanno preferenze, processi ed esigenze diverse. Un'app apparentemente simile non fornirà sempre le stesse funzionalità a diversi dipartimenti. La diversità e la flessibilità ridurranno la tentazione dei dipendenti di cercare opzioni non approvate.
4. Rivedere e aggiornare regolarmente le offerte IT
Il mercato SaaS si evolve rapidamente. Esamina e aggiorna regolarmente le offerte SaaS della tua organizzazione per garantire che rimangano competitive e soddisfino le esigenze degli utenti. Puoi verificare con i dipendenti e i dipartimenti per vedere quali strumenti hanno sentito parlare e con cui vorrebbero sperimentare, e anche con i colleghi IT di altre organizzazioni.
5. Educare i dipendenti sui rischi e sulle politiche
Condurre sessioni di formazione per istruire i dipendenti sui rischi dello Shadow IT, comprese le vulnerabilità della sicurezza e i problemi di conformità. Assicurarsi che comprendano le politiche IT dell'organizzazione e le ragioni dietro di esse. Spiegando la prospettiva e la metodologia dell'IT, i dipendenti saranno maggiormente interessati alla sicurezza organizzativa, invece di vederla come un fastidioso collo di bottiglia.
6. Implementare solide misure di sicurezza
Utilizza firewall, strumenti di monitoraggio della rete, whitelist delle applicazioni ed estensioni di sicurezza del browser per rilevare e prevenire l'utilizzo non autorizzato di SaaS e nascondere i rischi IT. Le estensioni di sicurezza del browser possono mappare tutte le app e le identità a cui si accede analizzando le sessioni di navigazione in tempo reale. Ciò aiuta a identificare e oscurare le app SaaS IT. L'estensione può anche avvisare di modifiche critiche e applicare policy, bloccando l'accesso alle app contrassegnate come rischiose.
7. Condurre regolari controlli di sicurezza
Controlla regolarmente il tuo ambiente IT per identificare le applicazioni SaaS non autorizzate. Ciò può essere fatto tramite strumenti di monitoraggio della rete, esaminando i registri del traffico di rete o tramite un'estensione del browser aziendale. Esamina l'analisi dell'estensione del browser sicuro di tutte le app a cui si accede e assicurati che siano adottati i criteri e i fattori di autenticazione corretti per controllare l'accesso.
8. Applicare le politiche in modo coerente
Una volta adottate le policy, applicarle in modo coerente in tutta l'organizzazione. I dipendenti devono sapere che aggirare i canali IT ufficiali comporta delle conseguenze.
Superare lo Shadow IT con LayerX
LayerX fornisce un'estensione del browser aziendale che viene installata su tutti i browser della forza lavoro. L'estensione mappa tutte le app e le identità a cui si accede analizzando le sessioni di navigazione in tempo reale. Ciò rivela l'attività eseguita dagli utenti all'interno dell'app, comprese le attività relative ai dati come incollare, caricare e condividere, nonché i tipi e il formato dei dati. Di conseguenza, l'estensione del browser sicuro fornisce monitoraggio e applicazione granulari quando viene rilevato un rischio concreto per l'identità dell'utente o per i dati aziendali. Con l'estensione di LayerX, i team IT e di sicurezza riprendono il controllo sull'utilizzo SaaS della propria forza lavoro. L’enorme numero di app SaaS disponibili su Internet le rende fuori dal controllo dell’organizzazione.
La protezione include:
- Analisi delle sessioni del browser con approfondimenti in tempo reale sulle app SaaS a cui accede la forza lavoro.
- Fungere da ulteriore fattore di autenticazione per impedire l'uso di credenziali compromesse in un'app SaaS.
- Attivazione di avvisi quando si accede a nuove app.
- Bloccare l'accesso alle app contrassegnate come rischiose o condizionare l'accesso.
- Bloccare o condizionare il caricamento dei dati dal dispositivo dell'utente all'app rischiosa.
