Skugga IT är fenomenet med anställda som använder IT-system, enheter, mjukvara, applikationer och tjänster inom en organisation utan uttryckligt godkännande från IT-avdelningen. Anställda väljer vanligtvis denna väg när de tillgängliga IT-lösningar som tillhandahålls av deras organisation inte uppfyller deras behov, är för krångliga eller upplevs som ineffektiva. Som ett resultat av detta söker de efter alternativa lösningar på egen hand.

Shadow IT utgör en säkerhetsrisk för verksamheten, vilket är anledningen till att IT- och säkerhetsteam lägger ner betydande resurser och ansträngningar på att fördubbla och försöka eliminera användningen av shadow IT helt och hållet.

Vilka är utmaningarna med Shadow IT?

Shadow IT upplevs som en högprioriterad risk för organisationer. Här är varför:

  • Säkerhetsrisker - Skugga IT kan introducera betydande säkerhetssårbarheter eftersom applikationer och enheter inte har granskats och säkrats av IT. Shadow IT-risker inkluderar införandet av obehöriga applikationer och enheter som kanske inte följer organisationens säkerhetspolicyer i nätverket. Detta kan potentiellt leda till dataintrång eller andra säkerhetsincidenter. Denna risk ökar när anställda använder personliga enheter för arbetsändamål (BYOD), eftersom dessa enheter ofta saknar robusta säkerhetsåtgärder.
  • Överträdelser av efterlevnad – I reglerade branscher kan skugg-IT leda till bristande efterlevnad av lagar och regler. Detta kan utgöra betydande ekonomiska, affärsmässiga och juridiska risker för organisationen.
  • Datahantering och säkerhetsutmaningar – Med shadow IT kan data lagras på otillåtna eller osäkra platser, vilket leder till problem med dataintegritet, dataförlust och svårigheter med datahämtning för affärsändamål.
  • Brist på IT-styrning – Användningen av skugg-IT gör att applikationer och system inte hanteras centralt av IT. Detta leder till förlust av styrning och synlighet, vilket kan påverka produktivitet och operativ effektivitet.
  • Bortkastade resurser – Shadow IT kan leda till duplicerade teknikutgifter och ineffektiv resursanvändning. Anställda kan köpa tjänster som redan är tillgängliga via IT-avdelningen, eller så kan företaget betala för underutnyttjade resurser.

Att övervinna Shadow IT i din organisation: bästa praxis

Att kontrollera shadow IT är viktigt för att upprätthålla säkerhet och efterlevnad. Så här hanterar du skugg-IT samtidigt som du säkerställer att anställda har de verktyg de behöver för att förnya och lyckas:

1. Förstå de anställdas behov

Shadow IT beror ofta på att anställda inte har de verktyg de behöver för att utföra sina jobb effektivt. Genomför undersökningar eller intervjuer för att förstå deras krav och frustrationer med den nuvarande IT-uppsättningen. Identifiera eventuella luckor och arbeta för att åtgärda dem för att säkerställa medarbetarnas tillfredsställelse. Genomför dessa incheckningar regelbundet och med nya medarbetare och avdelningar för att främja en kultur av öppen kommunikation. Detta kan leda till tidig identifiering av potentiella skugg-IT-risker och hjälpa till att ta tag i det.

2. Förbättra IT-godkännandeprocesser

Effektivisera processen för att begära och godkänna ny programvara. En krånglig, långsam process uppmuntrar anställda att söka alternativ utanför de officiella kanalerna. Se till att stegen för begäran och godkännande/avslag är transparenta och välkända. Det rekommenderas också att skapa en plattform eller en styrelse i ett uppgiftshanteringsverktyg för att göra förfrågningar tillgängliga.

3. Erbjud en rad godkända SaaS-alternativ

Ge en mängd olika sanktionerade SaaS-lösningar som tillgodoser olika behov. Olika avdelningar har olika preferenser, processer och behov. En till synes liknande app kommer inte alltid att ge samma funktionalitet till olika avdelningar. Mångfald och flexibilitet kommer att minska frestelsen för anställda att söka ogodkända alternativ.

4. Granska och uppdatera IT-erbjudanden regelbundet

SaaS-marknaden utvecklas snabbt. Se regelbundet över och uppdatera din organisations SaaS-erbjudanden för att säkerställa att de förblir konkurrenskraftiga och uppfyller användarnas behov. Du kan kolla in med anställda och avdelningar för att se vilka verktyg de har hört talas om och skulle vilja experimentera med, och även med IT-kollegor från andra organisationer.

5. Utbilda anställda om risker och policyer

Genomför utbildningssessioner för att utbilda anställda om riskerna med Shadow IT, inklusive säkerhetssårbarheter och efterlevnadsproblem. Se till att de förstår organisationens IT-policyer och orsakerna bakom dem. Genom att förklara IT:s perspektiv och metodik kommer medarbetarna att bli mer investerade i organisationssäkerhet, snarare än att se det som en irriterande flaskhals.

6. Genomför robusta säkerhetsåtgärder

Använd brandväggar, nätverksövervakningsverktyg, vitlistning av applikationer och säkerhetstillägg för webbläsare för att upptäcka och förhindra obehörig SaaS-användning och skugga IT-risker. Webbläsarsäkerhetstillägg kan kartlägga alla appar och identiteter som nås genom att analysera livesessionerna. Detta hjälper till att identifiera och skugga IT SaaS-appar. Tillägget kan också varna om kritiska ändringar och tillämpa policyer, vilket blockerar åtkomst till appar som flaggats som riskfyllda.

7. Genomför regelbundna säkerhetsrevisioner

Granska din IT-miljö regelbundet för att identifiera obehöriga SaaS-applikationer. Detta kan göras genom nätverksövervakningsverktyg, genom att granska nätverkstrafikloggar eller genom ett företagswebbläsartillägg. Granska den säkra webbläsartilläggsanalysen av alla appar som nås och se till att rätt policyer och autentiseringsfaktorer finns på plats för att kontrollera åtkomsten.

8. Genomför policyer konsekvent

När policyer väl är på plats, tillämpa dem konsekvent i hela organisationen. Anställda ska veta att det finns konsekvenser om man kringgår officiella IT-kanaler.

Övervinna Shadow IT med LayerX

LayerX tillhandahåller en Enterprise Browser Extension som är installerad på alla arbetsstyrkans webbläsare. Tillägget kartlägger alla tillgängliga appar och identiteter genom att analysera livesessionerna. Detta avslöjar aktiviteten användare utför i appen, inklusive datarelaterade aktiviteter som klistra in, ladda upp och dela, såväl som datatyper och format. Som ett resultat ger det säkra webbläsartillägget granulär övervakning och tillämpning när en livskraftig risk upptäcks för användarens identitet eller för företagsdata. Med LayerX:s tillägg kan IT- och säkerhetsteam återta kontrollen över sin personals SaaS-användning. Det stora antalet SaaS-appar som finns tillgängliga på Internet gör dem utanför organisationens kontroll.

Skydd inkluderar:

  • Analys av webbläsarsessioner med realtidsinsikter i SaaS-apparna som arbetsstyrkan har åtkomst till.
  • Fungerar som en extra autentiseringsfaktor för att förhindra användning av komprometterade autentiseringsuppgifter till en SaaS-app.
  • Varning utlöses när nya appar öppnas.
  • Blockering av åtkomst till appar som flaggats som riskfyllda eller villkorad åtkomst.
  • Blockera eller konditionera uppladdning av data från användarens enhet till den riskfyllda appen.

Prova LayerX och eliminera shadow IT idag.