Shadow IT est le phénomène des employés utilisant des systèmes, appareils, logiciels, applications et services informatiques au sein d'une organisation sans l'approbation explicite du service informatique. Les employés choisissent généralement cette voie lorsque les solutions informatiques disponibles fournies par leur organisation ne répondent pas à leurs besoins, sont trop lourdes ou sont perçues comme inefficaces. En conséquence, ils recherchent par eux-mêmes des solutions alternatives.
Le Shadow IT présente un risque de sécurité pour l'entreprise, c'est pourquoi les équipes informatiques et de sécurité consacrent des ressources et des efforts considérables à doubler leurs efforts et à tenter d'éliminer complètement l'utilisation du Shadow IT.
Quels sont les enjeux du Shadow IT ?
Le Shadow IT est perçu comme un risque hautement prioritaire pour les organisations. Voici pourquoi:
- Risques de sécurité - Shadow IT peut introduire d’importantes vulnérabilités de sécurité puisque les applications et les appareils n’ont pas été vérifiés et sécurisés par le service informatique. Les risques du Shadow IT incluent l’introduction dans le réseau d’applications et d’appareils non autorisés susceptibles de ne pas respecter les politiques de sécurité de l’organisation. Cela peut potentiellement entraîner des violations de données ou d’autres incidents de sécurité. Ce risque est accru lorsque les employés utilisent des appareils personnels à des fins professionnelles (BYOD), car ces appareils manquent souvent de mesures de sécurité robustes.
- Violations de conformité – Dans les secteurs réglementés, le shadow IT peut conduire au non-respect des normes légales et réglementaires. Cela peut présenter des risques financiers, commerciaux et juridiques importants pour l'organisation.
- Défis de gestion des données et de sécurité – Avec le shadow IT, les données peuvent être stockées dans des emplacements non autorisés ou non sécurisés, ce qui entraîne des problèmes d'intégrité des données, des pertes de données et des difficultés de récupération des données à des fins commerciales.
- Manque de gouvernance informatique – L’utilisation du shadow IT signifie que les applications et les systèmes ne sont pas gérés de manière centralisée par l’informatique. Cela entraîne une perte de gouvernance et de visibilité, ce qui peut avoir un impact sur la productivité et l'efficacité opérationnelle.
- Ressources gaspillées – Le Shadow IT peut entraîner des dépenses technologiques dupliquées et une utilisation inefficace des ressources. Les employés peuvent acheter des services déjà disponibles via le service informatique, ou l'entreprise peut payer pour des ressources sous-utilisées.
Surmonter le Shadow IT dans votre organisation : bonnes pratiques
Le contrôle du shadow IT est essentiel pour maintenir la sécurité et la conformité. Voici comment gérer le shadow IT tout en garantissant que les employés disposent des outils dont ils ont besoin pour innover et réussir :
1. Comprendre les besoins des employés
Le Shadow IT est souvent dû au fait que les employés ne disposent pas des outils dont ils ont besoin pour effectuer leur travail efficacement. Menez des enquêtes ou des entretiens pour comprendre leurs exigences et leurs frustrations concernant la configuration informatique actuelle. Identifiez les lacunes et travaillez à les combler pour garantir la satisfaction des employés. Effectuez ces enregistrements périodiquement et avec les nouveaux employés et départements pour favoriser une culture de communication ouverte. Cela peut conduire à une identification précoce des risques potentiels liés au shadow IT et contribuer à les étouffer à l’origine.
2. Améliorer les processus d'approbation informatique
Rationalisez le processus de demande et d’approbation de nouveaux logiciels. Un processus lourd et lent encourage les salariés à chercher des alternatives en dehors des canaux officiels. Assurez-vous que les étapes de demande et d’approbation/rejet sont transparentes et bien connues. Il est également recommandé de mettre en place une plateforme ou un tableau dans un outil de gestion des tâches pour rendre les requêtes accessibles.
3. Proposer une gamme d'options SaaS approuvées
Fournir une variété de sanctions Solutions SaaS qui répondent à des besoins différents. Différents départements ont des préférences, des processus et des besoins différents. Une application apparemment similaire ne fournira pas toujours les mêmes fonctionnalités aux différents services. La diversité et la flexibilité réduiront la tentation des employés de rechercher des options non approuvées.
4. Examinez et mettez à jour régulièrement les offres informatiques
Le marché du SaaS évolue rapidement. Examinez et mettez régulièrement à jour les offres SaaS de votre organisation pour vous assurer qu'elles restent compétitives et répondent aux besoins des utilisateurs. Vous pouvez vous renseigner auprès des employés et des services pour savoir de quels outils ils ont entendu parler et qu'ils aimeraient expérimenter, ainsi qu'avec des collègues informatiques d'autres organisations.
5. Éduquer les employés sur les risques et les politiques
Organisez des sessions de formation pour sensibiliser les employés aux risques du Shadow IT, y compris les vulnérabilités de sécurité et les problèmes de conformité. Assurez-vous qu'ils comprennent les politiques informatiques de l'organisation et les raisons qui les sous-tendent. En expliquant le point de vue et la méthodologie informatique, les employés s'investiront davantage dans la sécurité de l'organisation, plutôt que de la considérer comme un goulot d'étranglement ennuyeux.
6. Mettre en œuvre des mesures de sécurité robustes
Utilisez des pare-feu, des outils de surveillance du réseau, des listes blanches d'applications et des extensions de sécurité de navigateur pour détecter et empêcher toute utilisation SaaS non autorisée et les risques informatiques fantômes. Les extensions de sécurité du navigateur peuvent cartographier toutes les applications et identités consultées en analysant les sessions de navigation en direct. Cela permet d'identifier et d'observer les applications informatiques SaaS. L'extension peut également alerter sur les changements critiques et appliquer des politiques, bloquant l'accès aux applications signalées comme à risque.
7. Effectuez des audits de sécurité réguliers
Auditez régulièrement votre environnement informatique pour identifier les applications SaaS non autorisées. Cela peut être fait via des outils de surveillance du réseau, en examinant les journaux de trafic réseau ou via une extension de navigateur d'entreprise. Examinez l’analyse des extensions de navigateur sécurisées de toutes les applications consultées et assurez-vous que les politiques et les facteurs d’authentification appropriés sont en place pour contrôler l’accès.
8. Appliquer les politiques de manière cohérente
Une fois les politiques en place, appliquez-les de manière cohérente dans toute l’organisation. Les employés doivent savoir qu’il y a des conséquences à contourner les canaux informatiques officiels.
Surmonter le Shadow IT avec LayerX
LayerX fournit une extension de navigateur d'entreprise installée sur tous les navigateurs du personnel. L'extension cartographie toutes les applications et identités consultées en analysant les sessions de navigation en direct. Cela divulgue l'activité que les utilisateurs effectuent dans l'application, y compris les activités liées aux données telles que le collage, le téléchargement et le partage, ainsi que les types et le format des données. En conséquence, l'extension de navigateur sécurisée offre une surveillance et une application granulaires lorsqu'un risque viable est détecté pour l'identité de l'utilisateur ou pour les données de l'entreprise. Avec l'extension de LayerX, les équipes informatiques et de sécurité reprennent le contrôle de l'utilisation SaaS de leurs collaborateurs. Le grand nombre d’applications SaaS disponibles sur Internet les rend hors du contrôle de l’organisation.
La protection comprend :
- Analyse des sessions de navigation avec des informations en temps réel sur les applications SaaS auxquelles le personnel accède.
- Agissant comme un facteur d'authentification supplémentaire pour empêcher l'utilisation d'informations d'identification compromises dans une application SaaS.
- Déclenchement d'alerte lors de l'accès à de nouvelles applications.
- Bloquer l'accès aux applications signalées comme à risque ou conditionner l'accès.
- Bloquer ou conditionner le téléchargement de données depuis l'appareil de l'utilisateur vers l'application à risque.
