影子IT 是员工在未经 IT 部门明确批准的情况下在组织内使用 IT 系统、设备、软件、应用程序和服务的现象。当组织提供的可用 IT 解决方案不能满足他们的需求、过于繁琐或被认为效率低下时，员工通常会选择此路径。因此，他们自己寻找替代解决方案。
影子 IT 会给企业带来安全风险，因此 IT 和安全团队花费大量资源和精力加倍努力，试图完全消除影子 IT 的使用。
影子 IT 面临哪些挑战？
影子 IT 被视为组织的高优先级风险。原因如下：
- 安全风险 – 影子IT 由于应用程序和设备尚未经过 IT 部门的审查和保护，因此可能会引入严重的安全漏洞。影子 IT 风险包括将可能不遵守组织安全策略的未经授权的应用程序和设备引入网络。这可能会导致数据泄露或其他安全事件。当员工将个人设备用于工作目的 (BYOD) 时，这种风险会更大，因为这些设备通常缺乏强大的安全措施。
- 违规行为 – 在受监管的行业中，影子 IT 可能导致不遵守法律和监管标准。这可能会给组织带来重大的财务、业务和法律风险。
- 数据管理和安全挑战 – 使用影子 IT 时，数据可能存储在未经授权或不安全的位置，从而导致数据完整性、数据丢失以及业务目的数据检索困难等问题。
- 缺乏 IT 治理 – 使用影子 IT 意味着应用程序和系统不由 IT 集中管理。这会导致治理和可见性的丧失，从而影响生产力和运营效率。
- 浪费的资源 – 影子 IT 可能导致重复的技术支出和低效的资源利用。员工可能会购买 IT 部门已经提供的服务，或者公司可能会为未充分利用的资源付费。
克服组织中的影子 IT：最佳实践
控制影子 IT 对于维护安全性和合规性至关重要。以下是如何处理影子 IT，同时确保员工拥有创新和成功所需的工具：
1.了解员工需求
影子 IT 通常源于员工没有有效执行工作所需的工具。进行调查或访谈，了解他们的需求以及对当前 IT 设置的不满。找出任何差距并努力解决这些问题，以确保员工满意度。定期对新员工和新部门进行检查，以培养开放沟通的文化。这可以尽早识别潜在的影子 IT 风险，并有助于将其消灭在萌芽状态。
2. 改进 IT 审批流程
简化请求和批准新软件的流程。繁琐、缓慢的流程会鼓励员工在官方渠道之外寻求替代方案。确保请求和批准/拒绝的步骤是透明且众所周知的。还建议在任务管理工具中设置平台或看板，以便可以访问请求。
3. 提供一系列经认可的 SaaS 选项
提供多种制裁 SaaS解决方案 以满足不同的需求。不同的部门有不同的偏好、流程和需求。看似相似的应用程序并不总是为不同部门提供相同的功能。多样性和灵活性将减少员工寻求未经批准的选择的诱惑。
4. 定期审查和更新 IT 产品
SaaS 市场发展迅速。定期审查和更新组织的 SaaS 产品，以确保它们保持竞争力并满足用户需求。您可以与员工和部门联系，了解他们听说过并想要尝试哪些工具，也可以与其他组织的 IT 同事联系。
5. 对员工进行风险和政策教育
举办培训课程，让员工了解影子 IT 的风险，包括安全漏洞和合规问题。确保他们了解组织的 IT 策略及其背后的原因。通过解释 IT 的观点和方法，员工将更多地投资于组织安全，而不是将其视为令人烦恼的瓶颈。
6. 实施强有力的安全措施
使用防火墙、网络监控工具、应用程序白名单和浏览器安全扩展来检测和防止未经授权的 SaaS 使用和影子 IT 风险。浏览器安全扩展可以通过分析实时浏览会话来映射所有访问的应用程序和身份。这有助于识别和跟踪 IT SaaS 应用程序。该扩展程序还可以针对关键更改发出警报并执行策略，阻止访问标记为有风险的应用程序。
7.定期进行安全审计
定期审核您的 IT 环境以识别未经授权的 SaaS 应用程序。这可以通过网络监控工具、查看网络流量日志或通过企业浏览器扩展来完成。检查所有访问的应用程序的安全浏览器扩展分析，并确保采用正确的策略和身份验证因素来控制访问。
8. 一致地执行政策
一旦政策到位，就在整个组织内一致地执行它们。员工应该知道绕过官方 IT 渠道会产生后果。
使用 LayerX 克服影子 IT
LayerX 提供了安装在所有员工浏览器上的企业浏览器扩展。该扩展通过分析实时浏览会话来映射所有访问的应用程序和身份。这公开了用户在应用程序中执行的活动，包括与数据相关的活动，例如粘贴、上传和共享，以及数据类型和格式。因此，当检测到用户身份或公司数据存在可行风险时，安全浏览器扩展可以提供精细的监控和执行。通过 LayerX 的扩展，IT 和安全团队重新获得对其员工 SaaS 使用情况的控制。 Internet 上可用的 SaaS 应用程序数量庞大，超出了组织的控制范围。
保护包括：
- 分析浏览器会话，实时洞察员工访问的 SaaS 应用程序。
- 充当额外的身份验证因素，以防止 SaaS 应用程序使用泄露的凭据。
- 访问新应用程序时触发警报。
- 阻止访问标记为有风险或限制访问的应用程序。
- 阻止或调节从用户设备上传到有风险的应用程序的数据。
