Globalisering en cloudificatie hebben de adoptie van modellen voor werken op afstand en hybride mogelijk gemaakt. Deze nieuwe werkstijl biedt bedrijven en werknemers ongekende flexibiliteit, toegang tot een wereldwijde talentenpool en de mogelijkheid om uit te breiden naar nieuwe markten, naast verschillende andere voordelen. Het heeft echter ook geleid tot een nieuwe risicovolle praktijk: schaduw-IT.

“Schaduw-IT” is het gebruik van ongeautoriseerde software, applicaties, apparaten en hardware binnen een organisatie. Dit kunnen onder meer niet-goedgekeurde SaaS-apps zijn, GenAI-applicaties, USB-flashstations, persoonlijke mobiele apparaten en nog veel meer. Werknemers nemen vaak hun toevlucht tot deze niet-goedgekeurde tools om hun taken sneller en gemakkelijker uit te voeren, in plaats van te moeten wachten op officiële goedkeuring en beveiligingsprotocollen. Maar hoewel deze tools op de korte termijn misschien gemak bieden, brengen ze aanzienlijke veiligheidsrisico's met zich mee, waaronder datalekken en nalevingsproblemen. Dit is de betekenis van schaduw-IT.

Het begrijpen en beperken van de risico's van schaduw-IT is een belangrijk onderdeel van de beveiligingspositie van een organisatie. In dit artikel leggen we de risico's van schaduw-IT uit, wat schaduw-IT inhoudt en hoe u de cybersecurity-houding van uw organisatie kunt versterken.

Wat zijn de verschillende aspecten van schaduw-IT?

De term ‘Schaduw-IT’ omvat het brede scala aan ongeautoriseerde hardware en software die medewerkers binnen een organisatie gebruiken zonder medeweten of goedkeuring van de IT- en beveiligingsafdelingen. Enkele voorbeelden van schaduw-IT zijn:

  • SaaS-applicatiesbijvoorbeeld berichten-apps, projectbeheertools, cloudopslagoplossingen, platforms voor het delen van bestanden en producten voor het bewerken van documenten.
  • web applicaties, bijvoorbeeld GenAI-applicaties en persoonlijke e-mailaccounts.
  • Browser-extensies
  • Persoonlijke apparaten, bijvoorbeeld persoonlijke laptops, smartphones, USB-flashdrives en zelfs IoT-apparaten zoals slimme luidsprekers of wearables,
  • Openbare wifi-netwerken

Wat zijn de uitdagingen die schaduw-IT met zich meebrengt?

Volgens GartnerIn 2022 creëerde, verwierf of wijzigde 41% van de werknemers technologie buiten de zichtbaarheid van IT. De verwachting is dat dit percentage zal groeien naar 75% in 2027. Dit groeiende gebruik van schaduw-IT binnen organisaties heeft voor tal van uitdagingen voor organisaties gezorgd, waaronder:

Veiligheidsrisico's

Ongeautoriseerde toepassingen en apparaten zijn niet gebonden aan dezelfde beveiligingsprotocollen als goedgekeurde IT-middelen. Dit maakt ze kwetsbaardere toegangspunten voor cyberaanvallen. Niet-goedgekeurde SaaS-applicaties kunnen bijvoorbeeld gemakkelijker malware introduceren en ongeautoriseerde apparaten kunnen toegangspunten en achterdeurtjes voor aanvallers zijn. De resulterende datalekken kunnen resulteren in financiële verliezen, reputatieschade en juridische implicaties, veroorzaakt door schaduw-IT-risico's.

Gebrek aan naleving

Veel organisaties moeten voldoen aan verschillende regelgeving, van SOC 2 en ISO 27001, tot GDPR en CCPA, tot HIPAA en PCI DSS, afhankelijk van hun branche en locatie. Het gebruik van niet-conforme software of hardware kan betekenen dat niet aan de wettelijke vereisten wordt voldaan. Dit kan juridische gevolgen hebben en resulteren in boetes en sancties.

Gegevensbeheer

Schaduw-IT verhindert holistisch databeheer. Wanneer werknemers niet-goedgekeurde tools gebruiken, ontbreekt het organisaties aan transparantie over waar hun gegevens worden opgeslagen en hoe deze worden gebruikt. Dit maakt het moeilijk om het te volgen en te beheren, wat kan resulteren in operationele efficiëntie, zakelijke belemmeringen als gevolg van het onvermogen om de beste inzichten te verkrijgen, en compliance-problemen.

Operationele vertraging

Het gebruik van meerdere, uiteenlopende tools kan leiden tot datasilo's en verminderde productiviteit. Belangrijke informatie kan bijvoorbeeld worden opgeslagen in een ongeautoriseerde cloudservice die niet toegankelijk is voor andere teamleden, wat tot vertragingen en miscommunicatie leidt.

Inefficiënte toewijzing van middelen

IT-afdelingen werken doorgaans met krappe budgetten en tijdlijnen. De tijd en moeite die wordt besteed aan het identificeren en beheren van schaduw-IT zou kunnen worden gebruikt voor het aansturen van initiatieven die van de IT- en beveiligingsteams een business enabler maken.

Wat zijn de voordelen van een schaduw-IT-oplossing?

Het implementeren van een schaduw-IT-oplossing is een strategische zet die een organisatie meerdere cyberbeveiligings- en operationele voordelen biedt en tegelijkertijd de implementatie van uw schaduw-IT-beleid ondersteunt. Deze omvatten:

Verbeterde veiligheidshouding

Een schaduw-IT-oplossing kan inzicht geven in het gebruik van niet-goedgekeurde apps, browserextensiesen apparaten. Door elk niet-goedgekeurd gebruik te identificeren, gebruikersacties te monitoren, risico's te analyseren, te waarschuwen in geval van een bedreiging en zelfs het gebruik te blokkeren, vermindert een dergelijke oplossing het risico op misbruik van kwetsbaarheden. Dit betekent dat de oplossing kan helpen bij het beperken van malware, het voorkomen van gecompromitteerde inloggegevens en het blokkeren van kwaadaardige of onbedoelde gegevensblootstelling. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat er alleen veilige tools worden gebruikt, waardoor de gegevens en het intellectuele eigendom van de organisatie worden beschermd.

Nalevingsgarantie

Een schaduw-IT-oplossing helpt voldoen aan de strenge compliance-eisen. Dit wordt gedaan door ervoor te zorgen dat alle gegevens worden opgeslagen en verwerkt via geautoriseerde kanalen. Dergelijke activiteiten minimaliseren niet alleen het risico op juridische gevolgen, maar vergroten ook het vertrouwen van de klant.

Operationele efficiëntie

Het centraliseren van IT-activiteiten verbetert de samenwerking en stroomlijnt processen. Dit leidt tot een beter gebruik van hulpbronnen en een hogere productiviteit.

Resource-optimalisatie

IT-afdelingen zijn vaak dun gespannen. Ze moeten meerdere taken combineren, van onderhoud tot innovatie. Een schaduw-IT-oplossing automatiseert het proces van het identificeren en beheren van niet-geautoriseerde tools, waardoor IT-personeel zich kan concentreren op meer strategische initiatieven die de bedrijfsgroei stimuleren.

Kostenbesparingen

Ongecontroleerde schaduw-IT kan leiden tot overtollige uitgaven aan softwarelicenties en onderhoud, terwijl kostbare tijd van werknemers wordt verspild. Een alomvattende oplossing biedt inzicht in het softwaregebruik, waardoor organisaties redundanties kunnen elimineren en betere voorwaarden kunnen onderhandelen met leveranciers.

Pas Shadow-IT toe in uw organisatie

Schaduw-IT is een alomtegenwoordig probleem dat organisaties niet kunnen negeren. Er zijn aanzienlijke risico's op de korte en lange termijn die voortvloeien uit de kwetsbaarheden op het gebied van cyberbeveiliging, complianceproblemen en operationele inefficiënties. Daarom is het proactief beheren en beperken van de risico’s van schaduw-IT essentieel voor het beveiligen van digitale activa en het handhaven van een gestroomlijnd operationeel raamwerk.

De LayerX enterprise browserextensie beschermt de onderneming tegen risico's via internet, inclusief risico's die voortvloeien uit het gebruik van Shadow IT. LayerX biedt IT- en beveiligingsteams inzicht in elk schaduw-IT-gebruik, inclusief niet-goedgekeurde apps, browserextensies en apparaten. Ongeautoriseerde acties worden gemonitord en geanalyseerd en kunnen worden gewaarschuwd of helemaal worden geblokkeerd. Dit helpt het gebruik en de risico's van schaduw-IT te beperken, inclusief malware, data-exfiltratie en meer.

Lees meer over de LayerX Shadow IT-oplossing hier.