Schaduw IT is het fenomeen waarbij werknemers IT-systemen, apparaten, software, applicaties en diensten binnen een organisatie gebruiken zonder expliciete toestemming van de IT-afdeling. Werknemers kiezen doorgaans voor deze weg wanneer de beschikbare IT-oplossingen van hun organisatie niet aan hun behoeften voldoen, te omslachtig zijn of als inefficiënt worden ervaren. Het gevolg is dat ze zelf op zoek gaan naar alternatieve oplossingen.
Schaduw-IT vormt een beveiligingsrisico voor het bedrijf. Daarom besteden IT- en beveiligingsteams aanzienlijke middelen en inspanningen aan het verdubbelen en proberen het gebruik van schaduw-IT helemaal te elimineren.
Wat zijn de uitdagingen van schaduw-IT?
Schaduw-IT wordt gezien als een risico met hoge prioriteit voor organisaties. Dit is waarom:
- Veiligheidsrisico's - Schaduw IT kunnen aanzienlijke beveiligingskwetsbaarheden met zich meebrengen, omdat applicaties en apparaten niet zijn doorgelicht en beveiligd door IT. Schaduw-IT-risico's omvatten de introductie van ongeautoriseerde applicaties en apparaten die mogelijk niet voldoen aan het beveiligingsbeleid van de organisatie in het netwerk. Dit kan mogelijk leiden tot datalekken of andere beveiligingsincidenten. Dit risico wordt groter wanneer werknemers persoonlijke apparaten voor werkdoeleinden (BYOD) gebruiken, omdat deze apparaten vaak geen robuuste beveiligingsmaatregelen hebben.
- Nalevingsovertredingen – In gereguleerde sectoren kan schaduw-IT leiden tot niet-naleving van wettelijke en regelgevende normen. Dit kan aanzienlijke financiële, zakelijke en juridische risico's voor de organisatie met zich meebrengen.
- Gegevensbeheer en beveiligingsuitdagingen – Met schaduw-IT kunnen gegevens worden opgeslagen op ongeautoriseerde of onbeveiligde locaties, wat leidt tot problemen met de gegevensintegriteit, gegevensverlies en problemen bij het ophalen van gegevens voor zakelijke doeleinden.
- Gebrek aan IT-governance – Door het gebruik van schaduw-IT worden applicaties en systemen niet centraal beheerd door IT. Dit leidt tot verlies van bestuur en zichtbaarheid, wat van invloed kan zijn op de productiviteit en operationele efficiëntie.
- Verspilde middelen – Schaduw-IT kan leiden tot dubbele technologie-uitgaven en inefficiënt gebruik van hulpbronnen. Werknemers kunnen diensten aanschaffen die al beschikbaar zijn via de IT-afdeling, of het bedrijf kan betalen voor onderbenutte middelen.
Schaduw-IT in uw organisatie overwinnen: best practices
Het beheersen van schaduw-IT is essentieel voor het handhaven van de beveiliging en compliance. Hier leest u hoe u met schaduw-IT omgaat en er tegelijkertijd voor zorgt dat werknemers over de tools beschikken die ze nodig hebben om te innoveren en succes te boeken:
1. Begrijp de behoeften van werknemers
Schaduw-IT komt vaak voort uit het feit dat werknemers niet over de tools beschikken die ze nodig hebben om hun werk effectief uit te voeren. Voer enquêtes of interviews uit om inzicht te krijgen in hun vereisten en frustraties over de huidige IT-configuratie. Identificeer eventuele hiaten en werk eraan om deze aan te pakken om de medewerkerstevredenheid te garanderen. Voer deze check-ins periodiek en met nieuwe medewerkers en afdelingen uit om een cultuur van open communicatie te bevorderen. Dit kan leiden tot vroegtijdige identificatie van potentiële schaduw-IT-risico’s en helpen deze in de kiem te smoren.
2. Verbeter IT-goedkeuringsprocessen
Stroomlijn het proces voor het aanvragen en goedkeuren van nieuwe software. Een omslachtig, langzaam proces moedigt medewerkers aan om alternatieven buiten de officiële kanalen te zoeken. Zorg ervoor dat de stappen voor het aanvragen en goedkeuren/afwijzen transparant en bekend zijn. Het wordt ook aanbevolen om een platform of een bord in een taakbeheertool op te zetten om verzoeken toegankelijk te maken.
3. Bied een reeks goedgekeurde SaaS-opties aan
Zorg voor een verscheidenheid aan gesanctioneerde SaaS-oplossingen die tegemoet komen aan verschillende behoeften. Verschillende afdelingen hebben verschillende voorkeuren, processen en behoeften. Een ogenschijnlijk vergelijkbare app zal niet altijd dezelfde functionaliteit bieden aan verschillende afdelingen. Diversiteit en flexibiliteit zullen de verleiding voor werknemers verminderen om op zoek te gaan naar niet-goedgekeurde opties.
4. Controleer en update het IT-aanbod regelmatig
De SaaS-markt evolueert snel. Controleer en update het SaaS-aanbod van uw organisatie regelmatig om ervoor te zorgen dat het concurrerend blijft en voldoet aan de behoeften van de gebruikers. Je kunt contact opnemen met medewerkers en afdelingen om te zien welke tools zij hebben gehoord en waarmee ze graag willen experimenteren, maar ook met IT-collega's van andere organisaties.
5. Informeer werknemers over risico's en beleid
Voer trainingssessies uit om werknemers voor te lichten over de risico's van schaduw-IT, inclusief beveiligingsproblemen en compliance-problemen. Zorg ervoor dat ze het IT-beleid van de organisatie en de redenen daarachter begrijpen. Door het perspectief en de methodologie van IT uit te leggen, zullen werknemers meer gaan investeren in de beveiliging van de organisatie, in plaats van deze als een vervelend knelpunt te zien.
6. Implementeer robuuste beveiligingsmaatregelen
Gebruik firewalls, netwerkmonitoringtools, whitelisting van applicaties en browserbeveiligingsuitbreidingen om ongeoorloofd SaaS-gebruik en schaduw-IT-risico's te detecteren en te voorkomen. Browserbeveiligingsextensies kunnen alle geopende apps en identiteiten in kaart brengen door de live browsesessies te analyseren. Dit helpt bij het identificeren en schaduwen van IT SaaS-apps. De extensie kan ook waarschuwen bij kritieke wijzigingen en beleid afdwingen, waardoor de toegang wordt geblokkeerd tot apps die als riskant zijn gemarkeerd.
7. Voer regelmatig beveiligingsaudits uit
Voer regelmatig een audit uit van uw IT-omgeving om ongeautoriseerde SaaS-applicaties te identificeren. Dit kan worden gedaan via netwerkmonitoringtools, door netwerkverkeerslogboeken te bekijken of via een zakelijke browserextensie. Bekijk de analyse van de veilige browserextensies van alle geopende apps en zorg ervoor dat het juiste beleid en de juiste authenticatiefactoren aanwezig zijn om de toegang te controleren.
8. Beleid consistent afdwingen
Zodra het beleid eenmaal is ingevoerd, moet u dit consistent in de hele organisatie handhaven. Werknemers moeten weten dat er consequenties zijn verbonden aan het omzeilen van officiële IT-kanalen.
Schaduw-IT overwinnen met LayerX
LayerX biedt een Enterprise Browser Extension die op alle browsers van het personeel wordt geïnstalleerd. De extensie brengt alle geopende apps en identiteiten in kaart door de live browsesessies te analyseren. Hierin worden de activiteiten onthuld die gebruikers binnen de app uitvoeren, inclusief gegevensgerelateerde activiteiten zoals plakken, uploaden en delen, evenals gegevenstypen en -formaten. Als gevolg hiervan biedt de beveiligde browserextensie gedetailleerde monitoring en handhaving wanneer er een levensvatbaar risico wordt gedetecteerd voor de identiteit van de gebruiker of voor bedrijfsgegevens. Met de uitbreiding van LayerX krijgen IT- en beveiligingsteams weer controle over het SaaS-gebruik van hun personeel. Door het enorme aantal SaaS-apps dat op internet beschikbaar is, vallen deze buiten de controle van de organisatie.
Bescherming omvat:
- Analyse van browsersessies met realtime inzicht in de SaaS-apps waartoe medewerkers toegang hebben.
- Fungeert als een extra authenticatiefactor om het gebruik van gecompromitteerde inloggegevens voor een SaaS-app te voorkomen.
- Er wordt een waarschuwing geactiveerd wanneer er nieuwe apps worden geopend.
- Toegang blokkeren tot apps die zijn gemarkeerd als riskant of conditionele toegang.
- Het blokkeren of conditioneren van het uploaden van gegevens van het apparaat van de gebruiker naar de risicovolle app.
