ShadowIT é o fenômeno de funcionários que usam sistemas, dispositivos, software, aplicativos e serviços de TI dentro de uma organização sem aprovação explícita do departamento de TI. Os funcionários geralmente escolhem esse caminho quando as soluções de TI disponíveis fornecidas pela sua organização não atendem às suas necessidades, são muito complicadas ou são percebidas como ineficientes. Como resultado, procuram soluções alternativas por conta própria.
Shadow IT representa um risco de segurança para os negócios, e é por isso que as equipes de TI e de segurança gastam recursos e esforços significativos dobrando esforços e tentando eliminar completamente o uso de Shadow IT.
Quais são os desafios da Shadow IT?
Shadow IT é percebido como um risco de alta prioridade para as organizações. Aqui está o porquê:
- Riscos de segurança - ShadowIT pode introduzir vulnerabilidades de segurança significativas, uma vez que os aplicativos e dispositivos não foram verificados e protegidos pela TI. Os riscos da Shadow IT incluem a introdução na rede de aplicativos e dispositivos não autorizados que podem não aderir às políticas de segurança organizacionais. Isto pode potencialmente levar a violações de dados ou outros incidentes de segurança. Este risco aumenta quando os funcionários utilizam dispositivos pessoais para fins de trabalho (BYOD), uma vez que estes dispositivos muitas vezes carecem de medidas de segurança robustas.
- Violações de conformidade – Nas indústrias regulamentadas, a shadow IT pode levar ao incumprimento das normas legais e regulamentares. Isso pode representar riscos financeiros, comerciais e legais significativos para a organização.
- Desafios de gerenciamento e segurança de dados – Com a shadow IT, os dados podem ser armazenados em locais não autorizados ou inseguros, levando a problemas de integridade dos dados, perda de dados e dificuldade na recuperação de dados para fins comerciais.
- Falta de governança de TI – A utilização de shadow IT significa que as aplicações e os sistemas não são geridos centralmente pela TI. Isto leva à perda de governança e visibilidade, o que pode impactar a produtividade e a eficiência operacional.
- Recursos desperdiçados – Shadow IT pode levar a gastos duplicados em tecnologia e uso ineficiente de recursos. Os funcionários podem adquirir serviços que já estão disponíveis no departamento de TI ou a empresa pode pagar por recursos subutilizados.
Superando Shadow IT em sua organização: práticas recomendadas
Controlar a Shadow IT é essencial para manter a segurança e a conformidade. Veja como lidar com a shadow IT e garantir que os funcionários tenham as ferramentas necessárias para inovar e ter sucesso:
1. Entenda as necessidades dos funcionários
A Shadow IT geralmente resulta do fato de os funcionários não terem as ferramentas necessárias para realizar seu trabalho de maneira eficaz. Realize pesquisas ou entrevistas para entender seus requisitos e frustrações com a configuração atual de TI. Identifique quaisquer lacunas e trabalhe para resolvê-las para garantir a satisfação dos funcionários. Realize esses check-ins periodicamente e com novos funcionários e departamentos para promover uma cultura de comunicação aberta. Isso pode levar à identificação precoce de possíveis riscos de shadow IT e ajudar a eliminá-los pela raiz.
2. Melhore os processos de aprovação de TI
Simplifique o processo de solicitação e aprovação de novo software. Um processo lento e complicado incentiva os funcionários a buscar alternativas fora dos canais oficiais. Certifique-se de que as etapas de solicitação e aprovação/rejeição sejam transparentes e bem conhecidas. Também é recomendável configurar uma plataforma ou quadro em uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para tornar as solicitações acessíveis.
3. Ofereça uma variedade de opções de SaaS aprovadas
Forneça uma variedade de sanções Soluções SaaS que atendem a diferentes necessidades. Departamentos diferentes têm preferências, processos e necessidades diferentes. Um aplicativo aparentemente semelhante nem sempre fornecerá a mesma funcionalidade para departamentos diferentes. A diversidade e a flexibilidade reduzirão a tentação dos funcionários de procurarem opções não aprovadas.
4. Revise e atualize regularmente as ofertas de TI
O mercado SaaS evolui rapidamente. Revise e atualize regularmente as ofertas de SaaS da sua organização para garantir que permaneçam competitivas e atendam às necessidades dos usuários. Você pode verificar com funcionários e departamentos quais ferramentas eles ouviram falar e gostariam de experimentar, e também com colegas de TI de outras organizações.
5. Eduque os funcionários sobre riscos e políticas
Conduza sessões de treinamento para educar os funcionários sobre os riscos do Shadow IT, incluindo vulnerabilidades de segurança e problemas de conformidade. Certifique-se de que eles entendem as políticas de TI da organização e as razões por trás delas. Ao explicar a perspectiva e a metodologia de TI, os funcionários investirão mais na segurança organizacional, em vez de vê-la como um gargalo irritante.
6. Implementar medidas de segurança robustas
Use firewalls, ferramentas de monitoramento de rede, listas de permissões de aplicativos e extensões de segurança do navegador para detectar e prevenir o uso não autorizado de SaaS e riscos de TI ocultos. As extensões de segurança do navegador podem mapear todos os aplicativos e identidades acessados, analisando as sessões de navegação ao vivo. Isso ajuda a identificar e acompanhar aplicativos SaaS de TI. A extensão também pode alertar sobre mudanças críticas e aplicar políticas, bloqueando o acesso a aplicativos sinalizados como arriscados.
7. Realizar auditorias regulares de segurança
Audite regularmente seu ambiente de TI para identificar aplicativos SaaS não autorizados. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de monitoramento de rede, revisando logs de tráfego de rede ou por meio de uma extensão de navegador corporativo. Revise a análise segura da extensão do navegador de todos os aplicativos acessados e garanta que as políticas e os fatores de autenticação corretos estejam em vigor para controlar o acesso.
8. Aplicar políticas de forma consistente
Assim que as políticas estiverem em vigor, aplique-as de forma consistente em toda a organização. Os funcionários devem saber que há consequências em contornar os canais oficiais de TI.
Superando Shadow IT com LayerX
LayerX fornece uma extensão de navegador corporativo que é instalada em todos os navegadores da força de trabalho. A extensão mapeia todos os aplicativos e identidades acessados analisando as sessões de navegação ao vivo. Isso revela a atividade que os usuários realizam no aplicativo, incluindo atividades relacionadas a dados, como colar, fazer upload e compartilhar, bem como tipos e formato de dados. Como resultado, a extensão segura do navegador fornece monitoramento e aplicação granulares quando um risco viável é detectado na identidade do usuário ou nos dados corporativos. Com a extensão da LayerX, as equipes de TI e segurança recuperam o controle do uso de SaaS por parte de sua força de trabalho. O grande número de aplicativos SaaS disponíveis na Internet os torna fora do controle da organização.
A proteção inclui:
- Análise de sessões de navegador com insights em tempo real sobre os aplicativos SaaS que a força de trabalho acessa.
- Atuar como um fator de autenticação adicional para evitar o uso de credenciais comprometidas em um aplicativo SaaS.
- Disparo de alerta quando novos aplicativos são acessados.
- Bloquear o acesso a apps sinalizadas como de risco ou condicionar o acesso.
- Bloquear ou condicionar o upload de dados do dispositivo do usuário para o aplicativo arriscado.
