Skygg IT er fenomenet med ansatte som bruker IT-systemer, enheter, programvare, applikasjoner og tjenester i en organisasjon uten eksplisitt godkjenning fra IT-avdelingen. Ansatte velger vanligvis denne veien når de tilgjengelige IT-løsningene som tilbys av deres organisasjon ikke oppfyller deres behov, er for tungvinte eller oppleves som ineffektive. Som et resultat av dette søker de etter alternative løsninger på egenhånd.
Shadow IT utgjør en sikkerhetsrisiko for virksomheten, og det er grunnen til at IT- og sikkerhetsteam bruker betydelige ressurser og innsats på å doble og forsøke å eliminere bruken av skygge-IT helt.
Hva er utfordringene med Shadow IT?
Shadow IT oppfattes som en høy prioritert risiko for organisasjoner. Her er hvorfor:
- Sikkerhetsrisiko - Skygg IT kan introdusere betydelige sikkerhetssårbarheter siden applikasjoner og enheter ikke har blitt kontrollert og sikret av IT. Shadow IT-risikoer inkluderer introduksjon av uautoriserte applikasjoner og enheter som kanskje ikke overholder organisatoriske sikkerhetspolicyer i nettverket. Dette kan potensielt føre til datainnbrudd eller andre sikkerhetshendelser. Denne risikoen øker når ansatte bruker personlige enheter for arbeidsformål (BYOD), da disse enhetene ofte mangler robuste sikkerhetstiltak.
- Overholdelsesbrudd – I regulerte bransjer kan skygge-IT føre til manglende overholdelse av juridiske og regulatoriske standarder. Dette kan utgjøre betydelig økonomisk, forretningsmessig og juridisk risiko for organisasjonen.
- Databehandling og sikkerhetsutfordringer – Med skygge-IT kan data lagres på uautoriserte eller usikrede steder, noe som fører til problemer med dataintegritet, tap av data og vanskeligheter med å hente data til forretningsformål.
- Mangel på IT-styring – Bruk av skygge-IT gjør at applikasjoner og systemer ikke styres sentralt av IT. Dette fører til tap av styring og synlighet, noe som kan påvirke produktivitet og operasjonell effektivitet.
- Avfallsmessige ressurser – Shadow IT kan føre til duplikerende teknologiutgifter og ineffektiv ressursbruk. Ansatte kan kjøpe tjenester som allerede er tilgjengelige gjennom IT-avdelingen, eller selskapet kan betale for underutnyttede ressurser.
Overvinne Shadow IT i organisasjonen din: Beste praksis
Kontroll av skygge-IT er avgjørende for å opprettholde sikkerhet og samsvar. Slik håndterer du skygge-IT samtidig som du sikrer at ansatte har verktøyene de trenger for å innovere og lykkes:
1. Forstå ansattes behov
Shadow IT kommer ofte av at ansatte ikke har verktøyene de trenger for å utføre jobbene sine effektivt. Gjennomfør undersøkelser eller intervjuer for å forstå deres krav og frustrasjoner med dagens IT-oppsett. Identifiser eventuelle hull og arbeid for å løse dem for å sikre ansattes tilfredshet. Gjennomfør disse innsjekkingene med jevne mellomrom og med nye ansatte og avdelinger for å fremme en kultur med åpen kommunikasjon. Dette kan føre til tidlig identifisering av potensielle skygge-IT-risikoer og bidra til å ta den i bunnen.
2. Forbedre IT-godkjenningsprosesser
Strømlinjeform prosessen for forespørsel og godkjenning av ny programvare. En tungvint, langsom prosess oppfordrer ansatte til å søke alternativer utenfor de offisielle kanalene. Sørg for at trinnene for forespørsel og godkjenning/avvisning er gjennomsiktige og velkjente. Det anbefales også å sette opp en plattform eller et styre i et oppgavestyringsverktøy for å gjøre forespørsler tilgjengelige.
3. Tilby en rekke godkjente SaaS-alternativer
Gi en rekke sanksjonert SaaS-løsninger som dekker ulike behov. Ulike avdelinger har ulike preferanser, prosesser og behov. En tilsynelatende lik app vil ikke alltid gi samme funksjonalitet til ulike avdelinger. Mangfold og fleksibilitet vil redusere fristelsen for ansatte til å søke ikke-godkjente alternativer.
4. Gjennomgå og oppdater IT-tilbud regelmessig
SaaS-markedet utvikler seg raskt. Gjennomgå og oppdater organisasjonens SaaS-tilbud regelmessig for å sikre at de forblir konkurransedyktige og oppfyller brukerbehov. Du kan sjekke inn med ansatte og avdelinger for å se hvilke verktøy de har hørt om og ønsker å eksperimentere med, og også med IT-kolleger fra andre organisasjoner.
5. Lær ansatte om risikoer og retningslinjer
Gjennomfør opplæringsøkter for å utdanne ansatte om risikoene ved Shadow IT, inkludert sikkerhetssårbarheter og overholdelsesproblemer. Sørg for at de forstår organisasjonens IT-policyer og årsakene bak dem. Ved å forklare ITs perspektiv og metodikk, vil ansatte bli mer investert i organisasjonssikkerhet, i stedet for å se det som en irriterende flaskehals.
6. Implementer robuste sikkerhetstiltak
Bruk brannmurer, nettverksovervåkingsverktøy, apphvitelisting og nettlesersikkerhetsutvidelser for å oppdage og forhindre uautorisert SaaS-bruk og skygge IT-risikoer. Nettlesersikkerhetsutvidelser kan kartlegge alle apper og identiteter du får tilgang til ved å analysere nettlesingsøktene. Dette hjelper med å identifisere og skygge IT SaaS-apper. Utvidelsen kan også varsle om kritiske endringer og håndheve retningslinjer, og blokkere tilgang til apper som er merket som risikable.
7. Gjennomfør regelmessige sikkerhetsrevisjoner
Revider regelmessig IT-miljøet ditt for å identifisere uautoriserte SaaS-applikasjoner. Dette kan gjøres gjennom nettverksovervåkingsverktøy, ved å gå gjennom nettverkstrafikklogger eller gjennom en nettleserutvidelse for bedrifter. Se gjennom den sikre nettleserutvidelsesanalysen av alle apper du får tilgang til, og sørg for at de riktige retningslinjene og autentiseringsfaktorene er på plass for å kontrollere tilgangen.
8. Håndheve retningslinjer konsekvent
Når retningslinjer er på plass, håndhever du dem konsekvent i hele organisasjonen. Ansatte bør vite at det har konsekvenser å omgå offisielle IT-kanaler.
Overvinne Shadow IT med LayerX
LayerX tilbyr en Enterprise Browser Extension som er installert på alle arbeidsstyrkens nettlesere. Utvidelsen kartlegger alle apper og identiteter du får tilgang til ved å analysere nettlesingsøktene. Dette avslører aktiviteten brukerne utfører i appen, inkludert datarelaterte aktiviteter som lim inn, last opp og del, samt datatyper og format. Som et resultat gir den sikre nettleserutvidelsen granulær overvåking og håndhevelse når en levedyktig risiko oppdages for brukerens identitet eller bedriftsdata. Med LayerXs utvidelse får IT- og sikkerhetsteam tilbake kontrollen over arbeidsstyrkens SaaS-bruk. Det store antallet SaaS-apper som er tilgjengelige på Internett gjør dem utenfor organisasjonens kontroll.
Beskyttelse inkluderer:
- Analyse av nettleserøkter med sanntidsinnsikt i SaaS-appene arbeidsstyrken får tilgang til.
- Fungerer som en ekstra autentiseringsfaktor for å forhindre bruk av kompromittert legitimasjon til en SaaS-app.
- Varsel utløses når nye apper åpnes.
- Blokkering av tilgang til apper som er merket som risikabelt eller betinget tilgang.
- Blokkering eller kondisjonering av dataopplasting fra brukerens enhet til den risikofylte appen.
