Schatten IT ist das Phänomen, dass Mitarbeiter IT-Systeme, Geräte, Software, Anwendungen und Dienste innerhalb einer Organisation ohne ausdrückliche Genehmigung der IT-Abteilung nutzen. Diesen Weg wählen Mitarbeiter meist dann, wenn die von ihrer Organisation bereitgestellten IT-Lösungen ihren Anforderungen nicht genügen, zu umständlich sind oder als ineffizient wahrgenommen werden. Daher suchen sie selbst nach alternativen Lösungen.

Schatten-IT stellt ein Sicherheitsrisiko für das Unternehmen dar, weshalb IT- und Sicherheitsteams erhebliche Ressourcen und Mühen aufwenden, um den Einsatz von Schatten-IT zu verdoppeln und ganz zu verhindern.

Was sind die Herausforderungen der Schatten-IT?

Schatten-IT wird als Risiko mit hoher Priorität für Unternehmen wahrgenommen. Hier ist der Grund:

  • Sicherheitsrisiken - Schatten IT können zu erheblichen Sicherheitslücken führen, da Anwendungen und Geräte nicht von der IT überprüft und gesichert wurden. Zu den Schatten-IT-Risiken gehört die Einführung nicht autorisierter Anwendungen und Geräte in das Netzwerk, die möglicherweise nicht den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens entsprechen. Dies kann möglicherweise zu Datenschutzverletzungen oder anderen Sicherheitsvorfällen führen. Dieses Risiko erhöht sich, wenn Mitarbeiter persönliche Geräte für Arbeitszwecke nutzen (BYOD), da es diesen Geräten häufig an robusten Sicherheitsmaßnahmen mangelt.
  • Compliance-Verstöße – In regulierten Branchen kann Schatten-IT zur Nichteinhaltung gesetzlicher und regulatorischer Standards führen. Dies kann ein erhebliches finanzielles, geschäftliches und rechtliches Risiko für die Organisation darstellen.
  • Herausforderungen bei Datenmanagement und Sicherheit – Bei Schatten-IT können Daten an nicht autorisierten oder ungesicherten Orten gespeichert werden, was zu Problemen bei der Datenintegrität, Datenverlust und Schwierigkeiten beim Datenabruf für Geschäftszwecke führt.
  • Mangelnde IT-Governance – Der Einsatz von Schatten-IT führt dazu, dass Anwendungen und Systeme nicht zentral durch die IT verwaltet werden. Dies führt zu einem Verlust an Governance und Transparenz, was sich auf die Produktivität und betriebliche Effizienz auswirken kann.
  • Verschwendet Ressourcen – Schatten-IT kann zu doppelten Technologieausgaben und ineffizienter Ressourcennutzung führen. Mitarbeiter könnten Dienste erwerben, die bereits über die IT-Abteilung verfügbar sind, oder das Unternehmen zahlt möglicherweise für nicht ausgelastete Ressourcen.

Überwindung der Schatten-IT in Ihrem Unternehmen: Best Practices

Die Kontrolle der Schatten-IT ist für die Aufrechterhaltung von Sicherheit und Compliance unerlässlich. So gehen Sie mit Schatten-IT um und stellen gleichzeitig sicher, dass die Mitarbeiter über die Tools verfügen, die sie für Innovation und Erfolg benötigen:

1. Verstehen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter

Schatten-IT ist häufig darauf zurückzuführen, dass Mitarbeiter nicht über die Tools verfügen, die sie zur effektiven Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Führen Sie Umfragen oder Interviews durch, um ihre Anforderungen und Frustrationen mit der aktuellen IT-Einrichtung zu verstehen. Identifizieren Sie etwaige Lücken und arbeiten Sie daran, diese zu beheben, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherzustellen. Führen Sie diese Check-ins regelmäßig und mit neuen Mitarbeitern und Abteilungen durch, um eine Kultur der offenen Kommunikation zu fördern. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Schatten-IT-Risiken frühzeitig zu erkennen und sie bereits im Keim zu ersticken.

2. Verbessern Sie die IT-Genehmigungsprozesse

Optimieren Sie den Prozess zur Beantragung und Genehmigung neuer Software. Ein umständlicher, langsamer Prozess ermutigt Mitarbeiter, nach Alternativen außerhalb der offiziellen Kanäle zu suchen. Stellen Sie sicher, dass die Schritte zur Beantragung und Genehmigung/Ablehnung transparent und bekannt sind. Es wird außerdem empfohlen, in einem Aufgabenverwaltungstool eine Plattform oder ein Board einzurichten, um Anfragen zugänglich zu machen.

3. Bieten Sie eine Reihe zugelassener SaaS-Optionen an

Stellen Sie eine Vielzahl von Sanktionen bereit SaaS-Lösungen die auf unterschiedliche Bedürfnisse eingehen. Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche Vorlieben, Prozesse und Bedürfnisse. Eine scheinbar ähnliche App bietet verschiedenen Abteilungen nicht immer die gleichen Funktionen. Vielfalt und Flexibilität verringern die Versuchung für Mitarbeiter, nach ungenehmigten Optionen zu suchen.

4. Überprüfen und aktualisieren Sie IT-Angebote regelmäßig

Der SaaS-Markt entwickelt sich rasant. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die SaaS-Angebote Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie wettbewerbsfähig bleiben und die Benutzeranforderungen erfüllen. Sie können sich bei Mitarbeitern und Abteilungen erkundigen, von welchen Tools sie gehört haben und mit denen sie experimentieren möchten, sowie bei IT-Kollegen aus anderen Organisationen.

5. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Risiken und Richtlinien

Führen Sie Schulungen durch, um Ihre Mitarbeiter über die Risiken der Schatten-IT aufzuklären, einschließlich Sicherheitslücken und Compliance-Problemen. Stellen Sie sicher, dass sie die IT-Richtlinien der Organisation und die Gründe dafür verstehen. Durch die Erläuterung der IT-Perspektive und -Methodik werden sich die Mitarbeiter stärker in die Unternehmenssicherheit investieren, anstatt sie als lästigen Engpass zu betrachten.

6. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen

Verwenden Sie Firewalls, Netzwerküberwachungstools, Anwendungs-Whitelisting und Browser-Sicherheitserweiterungen, um unbefugte SaaS-Nutzung und Schatten-IT-Risiken zu erkennen und zu verhindern. Browser-Sicherheitserweiterungen können alle aufgerufenen Apps und Identitäten abbilden, indem sie die Live-Browsing-Sitzungen analysieren. Dies hilft bei der Identifizierung und Überwachung von IT-SaaS-Anwendungen. Die Erweiterung kann auch bei kritischen Änderungen warnen und Richtlinien durchsetzen, wodurch der Zugriff auf als riskant gekennzeichnete Apps blockiert wird.

7. Führen Sie regelmäßige Sicherheitsaudits durch

Überprüfen Sie Ihre IT-Umgebung regelmäßig, um nicht autorisierte SaaS-Anwendungen zu identifizieren. Dies kann über Netzwerküberwachungstools, durch die Überprüfung von Netzwerkverkehrsprotokollen oder über eine Unternehmensbrowsererweiterung erfolgen. Überprüfen Sie die Analyse der sicheren Browsererweiterung aller Apps, auf die zugegriffen wird, und stellen Sie sicher, dass die richtigen Richtlinien und Authentifizierungsfaktoren zur Zugriffskontrolle vorhanden sind.

8. Setzen Sie Richtlinien konsequent durch

Sobald Richtlinien vorhanden sind, setzen Sie sie im gesamten Unternehmen konsequent durch. Mitarbeiter sollten sich darüber im Klaren sein, dass die Umgehung offizieller IT-Kanäle Konsequenzen hat.

Schatten-IT mit LayerX überwinden

LayerX bietet eine Enterprise-Browser-Erweiterung, die auf allen Browsern der Belegschaft installiert wird. Die Erweiterung bildet alle aufgerufenen Apps und Identitäten ab, indem sie die Live-Browsing-Sitzungen analysiert. Dadurch werden die Aktivitäten offengelegt, die Benutzer innerhalb der App ausführen, einschließlich datenbezogener Aktivitäten wie Einfügen, Hochladen und Teilen sowie Datentypen und -formate. Dadurch bietet die sichere Browsererweiterung eine detaillierte Überwachung und Durchsetzung, wenn ein reales Risiko für die Identität des Benutzers oder für Unternehmensdaten erkannt wird. Mit der Erweiterung von LayerX erhalten IT- und Sicherheitsteams wieder die Kontrolle über die SaaS-Nutzung ihrer Mitarbeiter. Die schiere Anzahl der im Internet verfügbaren SaaS-Apps entzieht sich der Kontrolle des Unternehmens.

Der Schutz umfasst:

  • Analyse von Browsersitzungen mit Echtzeiteinblicken in die SaaS-Apps, auf die die Belegschaft zugreift.
  • Fungiert als zusätzlicher Authentifizierungsfaktor, um die Verwendung kompromittierter Anmeldeinformationen für eine SaaS-App zu verhindern.
  • Alarmauslösung beim Zugriff auf neue Apps.
  • Blockieren des Zugriffs auf Apps, die als riskant gekennzeichnet sind, oder Konditionierung des Zugriffs.
  • Blockieren oder Konditionieren des Daten-Uploads vom Gerät des Benutzers zur riskanten App.

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